5 bí quyết chuẩn bị kho hàng và thực hiện đơn hàng dịp lễ
Trong suốt cả năm, các nhà bán lẻ thương mại điện tử kỳ vọng vào mùa mua sắm trong dịp lễ: trung bình, nó chiếm 10% – 20% doanh thu hàng năm. Nhưng với mùa đơn đặt hàng cao điểm, khi mà kho hàng – trung tâm thực hiện đơn hàng – và các hãng vận tải đường bộ, đường thuỷ hay đường hàng không bị quá tải bởi lượng cầu tăng cao. Chuẩn bị cho kho hàng là điều tối quan trọng để khắc phục những thách thức trong ngành logistics này.
Bí quyết chuẩn bị kho hàng và thực hiện đơn hàng cho dịp lễ
Để giữ việc thực hiện đơn hàng trơn tru suốt quãng thời gian cuối năm, bạn sẽ cần một kế hoạch cho cả team nội bộ và kho hàng của mình – dù bạn tự vận hành nó hay khoán ngoài cho các công ty 3PL. Hãy tiếp tục tìm hiểu cách chuẩn bị cho nhu cầu ngày lễ tại kho hàng hay kho phân phối của bạn, bao gồm các bí quyết như:
- Thuê công nhân thời vụ
- Tối đa hoá không gian và diện tích kho hàng
- Xác nhận hàng tồn kho có sẵn hay không
- Thực hiện sớm việc bảo trì kho hàng
- Tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên
Bí quyết 1: Thuê công nhân theo thời vụ
Trong năm, bạn có thể thực hiện các hoạt động lấy hàng và đóng gói hàng hoá một cách khoa học. Giả sử trung bình mất 1,5 phút để lấy hàng, đóng gói và dán nhãn một đơn đặt hàng tiêu chuẩn cho hãng vận tải. Nếu bạn thường có ba nhân viên tại khu vực lấy và đóng gói hàng, bạn đang xuất 120 đơn đặt hàng mỗi giờ – một con số ấn tượng!
Nhưng trong mùa cao điểm, nhu cầu sẽ tăng vọt. Nếu 20% doanh thu hàng năm của bạn có được vào tháng 11 và tháng 12 – tính theo mức trung bình – bạn có thể mong đợi đơn đặt hàng sẽ tăng 25% trong hai tháng cuối năm. Theo ví dụ trước đây của chúng tôi về 120 đơn đặt hàng mỗi giờ, điều đó tương đương với 30 đơn đặt hàng tăng thêm mỗi giờ – có nghĩa là bạn cần thêm một nhóm người tại khu vực lấy và đóng gói hàng để thực hiện các đơn đặt hàng đúng thời hạn.
Nếu không tuyển dụng nhân viên thời vụ, đội ngũ nhân viên hiện tại của bạn sẽ phải chịu áp lực quá mức, dẫn đến vắt kiệt sức lao động trong khi bạn vẫn phải tăng chi phí làm thêm giờ. Với tình trạng kiệt sức, nhân viên có thể gây ra những sai lầm nghiêm trọng, chẳng hạn như lấy nhầm hàng. Do đó, thuê nhân viên thời vụ là một giải pháp an toàn và hiệu quả hơn nhiều trong mùa cao điểm, kéo dài từ tháng 10 đến tháng 1, đôi khi đến tháng 2.
Bí quyết 2: Tối đa hoá không gian và diện tích kho hàng
Nhiều đơn đặt hàng hơn nghĩa là có nhiều hàng tồn kho hơn, và nhiều hàng tồn kho hơn nghĩa là bạn có thể đang chơi một trò chơi xếp hình Tetris rất lớn bên trong kho hàng hay kho phân phối của mình. Sự hiệu quả chính là chìa khóa thành công, nhất là trong những ngày lễ, vì vậy bạn sẽ cần cân nhắc cẩn thận nơi lưu trữ hàng tồn kho dư thừa.
Bạn có thể bổ sung kho lưu trữ của bạn bằng các thùng chứa và kệ bổ sung, hoặc tạo ra một quy trình sắp xếp đơn giản trong đó một pallet mới được mang đến gần khu vực lấy và đóng gói hàng một khi pallet hiện có đạt đến một ngưỡng nhất định.
Bạn cũng có thể cần xem lại kế hoạch sử dụng không gian mặt bằng tiêu chuẩn của mình trong mùa cao điểm. Khi tiến độ công việc tính bằng từng phút, thậm chí một điều đơn giản như nhân viên phải đi vòng quanh các pallet bổ sung để có được một số SKU nhất định cũng có thể ảnh hưởng đến hoạt động. Nếu bạn dự đoán một số mặt hàng sẽ bán chạy nhất, bạn có thể lưu trữ chúng ở phía trước và ở giữa hoặc gần khu vực lấy và đóng gói hàng của mình.
Tương tự như vậy, hãy cẩn thận lưu trữ các mặt hàng thường xuyên được bán cùng nhau hoặc thông qua các gói bán hàng ảo cùng nhau để tối đa hóa hiệu quả. Nếu bạn bán quần áo hoặc thứ gì đó có nhiều SKU, bạn có thể sắp xếp các mặt hàng dựa trên kích thước, màu sắc, hoặc một số sự khác biệt đáng chú ý khác để dễ dàng tìm thấy chúng.
Bạn hiểu rõ sản phẩm và khách hàng của mình hơn bất cứ ai khác, và không có chiến lược nào là phù hợp với mọi thương hiệu. Chìa khóa để thành công là phải thiết kế sơ đồ mặt bằng kho hàng của bạn sao cho dễ tìm kiếm và tiếp cận các mặt hàng để không bị chậm trễ trong việc đóng gói và vận chuyển hàng hoá .
Bạn sẽ dư thừa nhiều hàng tồn kho trong mùa cao điểm. Dù bạn chọn cách nào để lưu trữ hàng tồn kho, hãy đảm bảo rằng mặt bằng kho hàng của bạn có nhiều không gian dành cho hoạt động của xe nâng và đi bộ.
Bí quyết #3: Xác nhận hàng tồn kho có sẵn hay không
Có rất nhiều yếu tố khiến bạn mất khách hàng: kinh nghiệm giao hàng kém, dịch vụ khách hàng không giúp ích được cho khách hàng, đơn đặt hàng không chính xác… Nhưng đau đớn nhất là việc mất một đơn đặt hàng chỉ vì bạn không có hàng tồn kho để thực hiện đơn hàng đó. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng khoảng 39% người mua sắm sẽ đổi sang thương hiệu khác nếu sản phẩm họ muốn đang nằm trong đơn hàng dự trữ (backorder), trong khi 32% sẽ tìm đến một nhà bán lẻ khác. Chỉ 13% số người tiêu dùng sẽ chờ đợi một mặt hàng trở lại trong kho.
Đừng rơi vào cái bẫy này! Hãy thực hiện kiểm toán tồn kho tốt trước kỳ nghỉ lễ để tính toán các sản phẩm bị hư hỏng hoặc lỗi thời, sau đó sử dụng dữ liệu lịch sử để dự báo bạn sẽ cần bao nhiêu hàng tồn kho mới để thực hiện đơn hàng trong kỳ nghỉ lễ. Chúng tôi khuyên bạn nên đặt hàng đủ để đón đầu năm mới, vì nhiều kho hàng và kho phân phối vẫn đang xử lý đơn đặt hàng hoặc trả lại hàng trong kỳ nghỉ và có thể không thể nhận hàng mới cho đến tháng Hai.
Nếu bạn chưa có cái nhìn rõ ràng về hàng tồn kho của mình trong thời gian thực, hãy cân nhắc việc tìm một nhà cung cấp phần mềm mới với khả năng quản lý hàng tồn kho. Các kho hàng vẫn sử dụng quy trình thủ công để theo dõi hàng hàng hoá và hàng tồn kho cũng như thực hiện đơn hàng thường có xu hướng mắc lỗi do con người gây ra, điều đó gây khó chịu cho những khách hàng hay bất mãn.
Hệ thống phần mềm logistics hiện đại cung cấp cho người vận hành cái nhìn trực tiếp vào tình trạng của từng tính toán theo SKU và trạng thái đặt hàng tại bất kỳ thời điểm nào, nên bạn có thể giám sát các hoạt động đang diễn ra và điều chỉnh chúng khi cần thiết.
Bí quyết 4: Đảm bảo thực hiện sớm việc bảo trì kho hàng
Bảo trì kho hàng là một phần cần thiết trong việc bảo trì cơ sở hạ tầng của bạn, nhưng thực hiện bảo trì kho hàng từ cuối tháng 10 đến tháng 1 giống như việc tu sửa lại nhà bếp của bạn vào ngày 23 tháng Chạp. Đừng trì hoãn nữa. Hãy chuẩn bị tinh thần cho mùa cao điểm như một du khách cảm thấy căng thẳng khi đến sân bay: hãy đến thật sớm và chuẩn bị một chút trên mức kĩ lưỡng.
Hãy cân nhắc việc đào tạo những nhân viên đáng tin cậy của bạn để theo dõi các sự cố tiềm ẩn như máy móc bị lỗi và để thường xuyên check in. Sau cùng thì họ chính là những người có mặt tại hiện trường hàng ngày và có nhiều khả năng nhận thấy những vấn đề này trước khi chúng phá hoại hoạt động kinh doanh của bạn.
Bí quyết # 5: Tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên
Mọi người quản lý vận hành đều mong muốn và hy vọng kho hàng của họ vận hành như một cỗ máy hoàn hảo; nhưng để quy trình thực hiện đơn hàng đạt được năng suất tối ưu, bạn cần đặt một nền móng cho phép nhân viên của bạn thực hiện điều đó.
Điều này sẽ khác nhau đối với mỗi kho hàng, tùy thuộc vào sản phẩm, khối lượng đơn đặt hàng, nhân viên thực hiện đơn hàng và mặt bằng nhà kho. Tuy nhiên, có một số chiến thuật khá linh hoạt bạn có thể áp dụng:
Nhiệm vụ nhóm (Đây là một quá trình gom các tác vụ có bản chất tương tự thành một mẻ duy nhất và hoàn thành chúng trong một lượt thay vì làm từng tác vụ một trong ngày. Giúp cho bạn một luồng công việc tập trung, giảm thiểu sự trì hoãn và hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn). Điều này có nghĩa là phân bổ vai trò cho một số nhân viên nhất định và tạo ra một loại dây chuyền lắp ráp lấy hàng tồn kho từ cửa nhận hàng đến kho lưu trữ, từ kho lưu trữ đến khu vực lấy và đóng gói hàng, và tiếp tục như vậy.
Nhân viên của bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu bạn giảm số lần một nhân viên phải dừng công việc đang làm, chuyển hướng và bắt đầu một nhiệm vụ mới – chẳng hạn như thu thập hàng hóa từ sàn kho hàng để mang về quay trở lại khu vực lấy và đóng gói hàng.
Giảm thời gian đi lại. Như đã đề cập ở trên, hãy cân nhắc đặt những sản phẩm bán chạy nhất gần khu vực lấy và đóng gói hàng nhất, vì vậy bạn nên dành ít thời gian hơn để vận chuyển sản phẩm từ điểm lưu trữ của nó đến khu vực lấy và đóng gói hàng. Giữ các mặt hàng thường được đóng gói cùng nhau gần với nhau hơn. Dán nhãn các mặt hàng một cách rõ ràng để nhân viên có thể tìm thấy các SKU nhanh chóng.
Xáo trộn hàng tồn kho. Nếu bạn có hàng tồn kho theo thời vụ không cần xuất đi đâu trong mùa lễ này, hãy để những mặt hàng đó ở nơi an toàn và tránh xa lối đi để tối đa hóa không gian cho những mặt hàng bán chạy nhất trong dịp lễ này.
Học hỏi từ những dịp bán hàng đã qua trong quá khứ. Rất có thể đây không phải lần chuẩn bị cho kho hàng và thực hiện đơn hàng đầu tiên của bạn. Hãy sử dụng những bài học từ những năm qua để công việc kinh doanh trong dịp lễ này trở nên trôi chảy nhất.
Nghỉ ngơi và sẵn sàng thực hiện đơn hàng với kho hàng được chuẩn bị đầy đủ
Dịp lễ luôn là thời điểm kinh doanh căng thẳng trong năm, nhưng nếu bạn sớm chuẩn bị cho kho hàng, bạn sẽ luôn ở vị thế tốt nhất để thực hiện đơn hàng hiệu quả và thu được doanh thu tối đa trong mùa cao điểm này.
(Phương Linh tổng hợp)
