Vận chuyển bằng đường hàng không là một phương thức vận chuyển hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả. Các hãng hàng không vận chuyển hơn 52 triệu tấn hàng hóa mỗi năm, chiếm hơn 35% giá trị thương mại toàn cầu, nhưng chỉ chiếm chưa đến 1% thương mại thế giới tính theo khối lượng. Điều đó tương đương với 6,8 nghìn tỷ USD hàng hóa hàng năm, hay 18,6 tỷ USD hàng hóa mỗi ngày.

Tuy nhiên, những tác động của Covid-19 đối với ngành công nghiệp này đã ảnh hưởng đáng kể đến ngành hàng không, bao gồm hàng hóa hàng không. Lượng hàng hóa sẵn có tính theo Tấn-Kilometer đã giảm 21,4% so với cùng kỳ năm 2020. Tuy nhiên, vào cuối năm nay, hàng hóa trên toàn ngành đã quay trở lại giá trị gần như tương đương với trước thời kì Covid-19. Với khối lượng quá lớn hàng hóa hàng không vận chuyển trên toàn thế giới và có nhiều bên liên quan đến chuỗi cung ứng, điều quan trọng là phải xem xét vấn đề xử lý hàng hóa trong hoạt động vận chuyển bằng đường hàng không.

Xử lý hàng hóa hàng không là gì?

Xử lý hàng hóa hàng không là một phân khúc trong chuỗi cung ứng, theo đó hàng hóa trải qua các quá trình trong các nhà ga hàng hóa sân bay. Từ việc giao hàng tại sân bay xuất xứ, đến khi hàng hóa sẵn sàng chuyển lên máy bay, cho đến khi dỡ hàng tại điểm đến và bàn giao cho người nhận/ bên vận chuyển hàng hóa, nhiều bước liên quan đến việc xử lý hàng hóa phải được tuân thủ chặt chẽ để đảm bảo giao các lô hàng một cách an toàn và chắc chắn. Các bước này có sẵn trong Kế hoạch vận hành tổng thể hàng hóa (MOP – Master Operating Plan).

Kế hoạch vận hành tổng thể hàng hóa (MOP) là gì?

Kế hoạch vận hành tổng thể (MOP – Master Operating Plan) mô tả các quy trình chính và quy trình phụ chủ chốt, liên quan đến việc vận chuyển hàng không từ người gửi hàng – Shipper đến người nhận hàng – Consignee một cách hài hòa và có hệ thống. Trong chuỗi cung ứng hàng không, kế hoạch vận hành tổng thể là một mô tả tiêu chuẩn đầu tiên và được ngành công nghiệp hỗ trợ về quy trình đầu cuối cho việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.

Kế hoạch vận hành tổng thể hàng hóa bao gồm 19 quy trình chính và 78 quy trình phụ được chia thành 5 loại hoạt động như sau:

Forwarder nơi xuất xứ
Vận tải nơi xuất xứ
Vận chuyển đường hàng không
Vận tải nơi đích đến
Forwarder nơi đích đến

Mục tiêu chính của việc chấp nhận và xử lý hàng hóa hàng không là đảm bảo rằng hàng hóa đã sẵn sàng vận chuyển theo các quy định của nhà điều hành và của IATA, cũng như với các quy tắc xuất nhập khẩu của các nước cho phép hàng hóa quá cảnh qua. Nhìn chung, tất cả các mặt hàng vận chuyển bằng máy bay thương mại phải trải qua quá trình chấp nhận hàng hóa. Có một số thủ tục nhất định mà bất kể loại hàng hóa nào đều phải tuân thủ. Các thủ tục khác chỉ có thể áp dụng cho một số loại hàng hóa cụ thể.

Phần dưới đây sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng quan tóm lược về một số bước chính của MOP.

Đặt hàng và lập kế hoạch chuyển hàng

Quá trình xử lý hàng hóa bắt đầu bằng việc đặt hàng và lên kế hoạch chuyển hàng, còn nhiều việc phải làm trước khi lô hàng rời khỏi kho hàng. Một kế hoạch hành động rõ ràng và chắc chắn sẽ giúp bạn đặt hàng thuận lợi hơn và ngăn ngừa các vấn đề rắc rối xảy ra. Để đặt hàng đúng cách, chúng ta cần làm theo các bước dưới đây. Các hoạt động này cũng bao gồm những bước mà các Forwarder sẽ xử lý như liệt kê dưới đây:

Nhận yêu cầu của Shipper và kiểm tra tình trạng an ninh
Nhận thông tin vận chuyển hàng hóa của Shipper
Lập kế hoạch gom hàng hoặc định tuyến bay trực tiếp
Yêu cầu đối với sức chứa hàng tồn kho của Forwarder hoặc hãng hàng không
Xác nhận sức chứa hàng tồn kho
Sắp xếp việc lấy hàng
Lấy hàng từ Shipper

Tiếp nhận và chấp nhận vận chuyển hàng hóa hàng không

Bước tiếp theo trong hoạt động Logistics là tiếp nhận và chấp nhận vận chuyển hàng hóa hàng không như thế nào. Đây là một quy trình đa giai đoạn bao gồm nhiều bên khác nhau bao gồm các công ty vận tải, cũng như các nhà cung cấp dịch vụ xử lý hàng hóa mặt đất cùng với các công ty khác.

Trong suốt quá trình vận chuyển, an toàn vẫn là ưu tiên hàng đầu cho tất cả các bên trong chuỗi cung ứng hàng không. Chẳng hạn, đảm bảo việc dán nhãn và nhận dạng gói hàng rõ ràng và chính xác là điều rất quan trọng. Ngoài ra, bản thân các kiện hàng phải phù hợp với hàng hóa bên trong và có khả năng bảo vệ hàng hoá khỏi mọi hư hỏng.

Khi thảo luận về việc xử lý hàng hóa hàng không, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn những gì xảy ra khi hãng hàng không nhận lô hàng vì có rất nhiều việc cần chuẩn bị cho chuyến bay.

Nhận hàng vào khu vực của hãng hàng không

Một khi xe chở hàng đến khu vực của hãng hàng không và tài xế xe tải đã thông báo cho đại lý xử lý hàng hóa rằng họ đã đến, thì hãng hàng không có thể nhận hàng. Đáng lẽ là họ phải nhận được những thông tin sau đây trước, đó là lý do tại sao người ta luôn khuyến cáo việc nộp hồ sơ điện tử:

Thông tin vận đơn hàng không điện tử (Electronic air waybill)
Thông tin vận đơn điện tử (Electronic house waybill) cho các lô hàng gom
Số và kiểu xe tải (nếu có)
Thời gian đến dự kiến (nếu có)
Nhu cầu sàng lọc an ninh (nếu biết/ hoặc có sẵn)

Khi nhận được thông tin, và khi xe tải đã đến nơi, nhà vận chuyển sẽ chỉ định cho tài xế một một vị trí và cửa dỡ hàng. Các vị trí khác nhau được cung cấp tùy theo nhu cầu, chẳng hạn như hàng hóa nguy hiểm, động vật sống, ULD, các sản phẩm chăm sóc sức khỏe và nhiều hơn nữa.

Xác nhận các lô hàng đã sẵn sàng để vận chuyển

Khi chấp nhận lô hàng đã sẵn sàng để vận chuyển, nhân viên hàng hóa sân bay và xử lý mặt đất phải thực hiện một số bước để đáp ứng yêu cầu vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Trước tiên, họ phải xác minh xem các lô hàng đã được kiểm tra an ninh chưa. Sau đó, họ phải kiểm tra tình trạng sẵn sàng vận chuyển.

Điều đó đòi hỏi phải xác minh rằng tất cả các thông tin phù hợp với lô hàng thực tế, và đảm bảo phải áp dụng tất cả các lệnh cấm vận và các hạn chế hoạt động. Một khi hoàn thành kiểm tra xong mọi thứ, dựa trên việc đặt hàng, họ có thể xác thực và cập nhật thông tin. Mục tiêu chính là đảm bảo hàng hóa phù hợp với:

Yêu cầu của hãng hàng không
Các quy định và luật pháp về xuất khẩu của nước sở tại
Quy định và luật pháp của (các) sân bay quá cảnh và không gian bầu trời (nếu có)
Các quy định về nhập khẩu của nước đến

Chuẩn bị hàng hóa lên máy bay

Sau khi xác nhận các lô hàng đã sẵn sàng để vận chuyển, ga hàng hóa sân bay và nhân viên xử lý mặt đất có thể chuẩn bị hàng hóa cho chuyến bay. Người ta cần tiếp nhận hàng hóa đang quá cảnh và kiểm tra an ninh một lần nữa. Hàng hóa còn lại trên máy bay đang quá cảnh được coi là hàng hóa quá cảnh.

Dịch vụ mặt đất và xử lý hàng hóa phải kiểm tra an ninh hàng hóa quá cảnh này, bao gồm kiểm tra bằng tia X và phát hiện dấu vết nổ (ETD – Explosive Trace Detection). Kiểm tra chi tiết e-AWB, tính toàn vẹn của hàng hóa và số lượng hàng hóa.

Một khi nhận được đầy đủ thông tin về kế hoạch lập trước từ hãng hàng không, người ta cần chuẩn bị kế hoạch chi tiết, chỉ ra hàng hóa hàng không nào sẽ được đưa lên chuyến bay và gửi thông tin đó đến kho hàng.

Gửi các lô hàng cho chuyến bay

Bây giờ đã đến lúc chuyển các ULDs chứa đủ hàng vào khu vực giữ chuyến bay an toàn, lưu tâm đến tất cả các thông tin nhạy cảm như kiểm soát nhiệt độ và các hàng hóa nguy hiểm (Hàng DG – Dangerous Goods, là các mặt hàng có chứa các chất độc hại gây ảnh hưởng đến sức khỏe, tính mạng của con người, gây ô nhiễm môi trường, mất trật tự an toàn, an ninh quốc gia và gây nguy hiểm trong quá trình vận chuyển. Như chất nổ, các chất khí nén, hoá lỏng hay hoà tan có áp suất lớn, chất lỏng dễ cháy…).

Nhằm đảm bảo không làm chậm trễ chuyến bay, chúng ta nên sắp xếp các ULD theo thứ tự nếu có thể để chuẩn bị cho quá trình vận chuyển lên đường dốc tại sân bay. Tuân thủ tất cả các giao thức an toàn vận chuyển đường dốc. Để tránh xảy ra tai nạn, cần lưu ý đến tất cả các thiết bị hỗ trợ mặt đất trong quá trình bốc dỡ hàng. Đây là lý do tại sao cần phải đào tạo cấp bách tất cả các nhân viên mặt đất và nhân viên xử lý hàng hóa theo đúng các quy tắc của IATA và quy định pháp luật.

Lúc này, việc kiểm soát hàng không chuyển từ nhân viên điều hành nhà kho sang người quản lý đường dốc. Việc vận chuyển hàng hóa từ nhà ga hàng hóa đến máy bay là một quy trình đa giai đoạn được sắp xếp tốt nhất trong Hướng dẫn xử lý hàng hóa của IATA (ICHM – IATA Cargo Handling Manual). Sau khi tuân thủ rõ ràng từng bước đó, bạn sẽ chất hàng lên máy bay theo kế hoạch bốc dỡ, ghi chú về việc sắp xếp các hàng hóa đặc biệt.

Một khi chất đủ hàng lên máy bay, chúng ta cần điều chỉnh những thông tin sai khác bằng cách cập nhật Bản kê khai chuyến bay điện tử. Sau đó máy bay đã có thể khởi hành, tuy nhiên thủ tục bốc dỡ hàng hóa chưa hoàn tất khi bạn chưa gửi email về thông tin vận chuyển, chất hàng, và danh sách chuyến bay.

Quy trình dỡ hàng hóa hàng không

Việc dỡ hàng cho hàng hóa sân bay và xử lý mặt đất bao gồm ít bước hơn so với quá trình vận chuyển và chất hàng. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều quy tắc và quy định luật pháp mà nhân viên xử lý mặt đất và hàng hóa phải tuân thủ. Thực hiện các giao thức an toàn trong quá trình vận chuyển đường dốc theo đúng phương pháp sẽ giúp giảm thiểu tai nạn và kiểm soát chu trình hoạt động của máy bay. Theo tài liệu Hướng dẫn xử lý hàng hóa hàng không IATA, sau đây là các bước cụ thể để dỡ hàng hóa:

Dỡ hàng và gởi hàng tới nhà kho
Các lô hàng đăng ký gửi đi
Các lô hàng đến
Chuyển giao lô hàng cho các Forwarder

Các bước cuối cùng trước khi giao hàng

Khi xe tải đã lấy hàng hóa từ khu vực của hãng hàng không, nó sẽ chuyển hàng đến trung tâm vận chuyển hàng hóa của Forwarder, dỡ hàng xuống và kiểm tra. Thường là hàng hoá được gửi đi thông qua chi nhánh của Forwarder trước khi giao cho bên nhận hàng – Consignee, và cuối cùng người ta phân phối chúng đến khách hàng cuối cùng. Các bước này thuộc các chương sau của ICHM, bạn sẽ hiểu thêm chi tiết về từng bước:

Lô hàng đến tại trung tâm của Forwarder
Dỡ và chuyển hàng tại trung tâm của Forwarder
Chất hàng lên xe tải và lập bảng thông tin vận chuyển
Giao hàng, lấy bằng chứng giao hàng, và kết thúc chu kỳ

Hướng dẫn sử dụng hàng hóa hàng không IATA là gì?

Hướng dẫn xử lý hàng hóa IATA (ICHM) là một ấn phẩm về các thông lệ được khuyến nghị gần đây nhất để các bên liên quan của hãng hàng không thực hiện theo. Nó cung cấp tất cả các tài liệu cần thiết theo định dạng từng bước có thể truy cập được. Nó được phát triển bởi một hội đồng của IATA mang tên ICHC (IATA Cargo Handling Consultative Council – Hội đồng Tư vấn Xử lý Hàng hóa IATA) được thành lập vào năm 2011 bởi Hội đồng Tư vấn Hàng hóa (CAC – Cargo Advisory Council).

Hướng dẫn sử dụng hàng hóa hàng không IATA dành cho những ai để xử lý hàng hóa hàng không ?

Theo André Majeres, Giám đốc điều hành Cargo Mail & E-Commerce Operations tại IATA, “Hướng dẫn xử lý hàng hóa ICHM bao gồm tất cả các hướng dẫn làm việc cho hàng hoá từ kho gửi hàng đến kho nhận hàng, từ người gửi hàng – Shipper đến người nhận hàng – Consignee, với trọng tâm là các hoạt động từ sân bay xuất xứ đến sân bay đích, nơi nhân viên xử lý hàng hoá và các hãng hàng không vận hành”.

Phiên bản hiện tại bao gồm 19 chương phù hợp với Kế hoạch vận hành tổng thể (MOP). Nó bao gồm các quy định cập nhật mới nhất liên quan đến xử lý hàng hóa và 10 phụ lục mở rộng chủ đề, bao gồm một tập hợp thuật ngữ, các biểu đồ, các quy ước và thỏa thuận khác nhau, v.v.

Hướng dẫn sử dụng hàng hóa hàng không IATA dành cho những ai ?

Bất cứ ai hoạt động trong chuỗi cung ứng hàng không cũng nên sử dụng tài liệu Hướng dẫn xử lý hàng hóa IATA (ICHM). Bao gồm các hãng hàng không, người gửi hàng, đại lý hàng hóa và nhiều bên khác. Nó cho phép bạn thấy từng mức độ rủi ro tồn tại ở đâu trong việc xử lý hàng hoá hàng không.

Tài liệu hướng dẫn này đáp ứng các chỉ dẫn của mỗi hãng hàng không, điều này rất quan trọng vì có quá nhiều sân bay yêu cầu người xử lý hàng hóa phải hoạt động theo hướng dẫn của từng hãng hàng không cụ thể. Điều này có thể nghĩa là tuân thủ 100 hướng dẫn làm việc khác nhau !?. Bằng cách sử dụng hướng dẫn của IATA để đáp ứng các quy tắc và quy định, bạn có thể tiết kiệm nhiều thời gian và tiền bạc.

Tôi có thể tìm thêm thông tin ở đâu?

Bạn có thể tìm thấy thêm thông tin về các hướng dẫn xử lý hàng hóa mới nhất trong tài liệu Hướng dẫn xử lý hàng hóa IATA (ICHM), tài liệu này đủ chặt chẽ và nghiêm ngặt để bao quát từng hãng hàng không. Trong đó, bạn sẽ tìm thấy mọi thứ cần thiết để tuân thủ các quy tắc và quy định pháp luật, và tuân thủ 19 bước của MOP nhằm giảm thiểu rủi ro khi xử lý hàng hóa hàng không.

(Phương Linh tổng hợp)