Bạn có cần 1 Hệ thống mã vạch song song với Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) không?
Một trong những quyết định tốt nhất mà bạn có thể đưa ra cho kho hàng của mình là áp dụng các hệ thống trong đó có một số bước được tự động hóa. Tuy nhiên, bạn có thể nhận thấy rằng có nhiều hệ thống quản lý kho hàng (WMS – Warehouse Management System) dựa vào hệ thống mã vạch. Bạn có cần một hệ thống mã vạch bên cạnh WMS để lấy mọi thông tin cần thiết ra khỏi phần mềm không? Hay bạn có thể sử dụng một hệ thống mà không cần cái còn lại?
Chúng ta hãy xem hệ thống mã vạch có thể giúp bạn cắt giảm chi phí vận hành như thế nào, đồng thời mang lại lợi ích cho chức năng hoạt động của WMS.
Hệ thống mã vạch có cần thiết khi bạn đang sử dụng WMS không?
Có rất nhiều nhầm lẫn khi nói đến việc sử dụng hệ thống quản lý kho hàng (WMS) mà không có hệ thống mã vạch hoặc ngược lại. Một quan niệm sai lầm nhưng lại khá phổ biến là hệ thống này không thể làm việc mà không có hệ thống kia, nhưng thực ra không phải vậy. Bạn không cần nhãn mã vạch trên mọi sản phẩm khi sử dụng hệ thống quản lý kho hàng (WMS). Mức độ của hệ thống mã vạch phụ thuộc phần lớn vào cách bạn sử dụng WMS.
Theo cách truyền thống, WMS được sử dụng để thiết lập và thực hiện các nhiệm vụ với mức độ hiệu quả cao hơn. Ví dụ, bạn có thể đẩy nhanh quy trình lưu kho bằng cách đồng bộ hoá các hoạt động cho nhân viên. Bất cứ khi nào nhiệm vụ hoàn thành, thì ai đó có thể cập nhật lên hệ thống. Tuy nhiên, bạn có khả năng kiểm kê hàng hóa với hiệu suất và độ chính xác cao hơn nhiều bằng cách triển khai hệ thống mã vạch song song với hệ thống WMS sử dụng trong thời gian thực, chẳng hạn như Hệ thống phần mềm quản lý kho hàng WiSS WMS.
Có nhiều dạng thiết bị di động có thể được sử dụng để cải thiện chức năng của Hệ thống quản lý kho hàng. Trong những năm gần đây, máy quét mã vạch, thậm chí cả máy tính bảng và điện thoại di động được sử dụng như một phần không thể thiếu của quá trình này.
Như thế, bạn có cần một hệ thống mã vạch song song với một WMS không? Trong một kho hàng, bạn cần tiết kiệm thời gian đầu vào, nhận diện các mặt hàng đã được gắn mã vạch và xác minh tình trạng của chúng, vậy thì câu trả lời là có.
Tại sao kho hàng cần sử dụng mã vạch
Các kho hàng thường có nhiều pallet. Bạn có các sản phẩm riêng lẻ cần đóng gói đồng thời cho việc vận chuyển với số lượng lớn. Mỗi đơn đặt hàng đều có các bước riêng. Nhập liệu bằng thủ công và bảng tính là không hiệu quả nếu bạn muốn nắm chính xác số lượng hàng tồn kho. Khi không thể thu thập dữ liệu theo thời gian thực, chỉ cần một trong những mặt hàng xuất nhập kho có vấn đề thì sai sót sẽ dễ dàng xảy ra.
Kho hàng sử dụng Nhãn mã vạch sẽ đem lại một số lợi ích vốn có, trong đó lợi ích lớn nhất là tốc độ. Với hệ thống mã vạch, nhân viên có thể dán nhãn vào các vị trí, bao gồm giá treo, pallet hoặc thùng chứa hàng. Điều này hữu ích trong các kho hàng nơi việc luân chuyển hàng tồn kho diễn ra định kỳ.
Ngoài việc đem lại độ chính xác cao hơn, hệ thống mã vạch còn mang lại những lợi ích sau:
- Giảm sai sót và tăng khả năng hiển thị trực quan hàng tồn kho
- Giảm chi phí vận hành và chi phí văn phòng
- Tăng tốc độ xử lý đơn đặt hàng
- Bố trí và tối ưu hóa layout kho hàng
- Khả năng mở rộng để phát triển quy mô kho hàng trong tương lai
- Kiểm soát hàng tồn kho với độ chính xác cao hơn
- Thu thập dữ liệu theo thời gian thực
- Tăng cường việc dự báo nguồn cung
Xem thêm: Trang tin tức – Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia (nbc.gov.vn)
Các hệ thống quản lý mã vạch và kho hàng phối hợp hài hòa với nhau như thế nào ?
Như bạn thấy, mã vạch là một công cụ mạnh mẽ khi sử dụng song song với hệ thống quản lý kho hàng. Bạn có thể sử dụng thông tin thu thập được bằng cách quét mã vạch, sau đó để cải tiến kho hàng. Dù bạn cần tổ chức lại, tăng tự động hóa, giảm lỗi hay giảm chi phí vận hành, có rất nhiều cách sử dụng hệ thống mã vạch bên cạnh WMS nhằm cải tiến việc kinh doanh của bạn.
Hãy nghĩ về mã vạch như một phần của thực tế cho phép bạn tự động thu thập và theo dõi dữ liệu. Khi dữ liệu đó được tự động thêm vào WMS, bạn sẽ có thể nhìn thấy tất cả các con số và dữ liệu một cách trọng tâm. Điều này cho bạn một lợi thế rõ rệt. Bạn có thể nhìn vào dữ liệu, phân tích nó, và sau đó phối hợp các hoạt động.
Chẳng hạn, nếu có báo cáo về một lỗi trong một mục nào đó, bạn có thể gửi thông báo qua WMS tới các thiết bị di động mà công nhân đang sử dụng. Sau đó họ có thể bắt đầu quá trình thu hồi hay khắc phục.
Làm thế nào để triển khai hệ thống mã vạch một cách đúng đắn ?
Phần mềm WMS hoạt động bằng cách kiểm tra chính xác hàng tồn kho của bạn, bao gồm cả vị trí hàng hoá. Máy quét mã vạch đảm bảo rằng hàng hóa và mã hàng được đặt đúng vị trí hoặc đúng thứ tự, đó là lúc WMS phát huy tính hữu dụng. Tuy nhiên, điều này không tự động xảy ra. Khi bạn đang sử dụng hệ thống mã vạch bên cạnh WMS, bạn phải đảm bảo thực hiện việc đặt mã vạch một cách logic, đánh số và quét mã vạch đúng cách.
Để triển khai hệ thống mã vạch một cách đúng đắn thì nhân viên cần hướng đến được đúng một vị trí theo dữ liệu từ các nhãn mã vạch, cũng như kiểm tra các số trong mã. Mỗi mặt hàng vào kho của bạn nên được cho một số duy nhất và vị trí lưu trữ duy nhất nếu nó chưa có SKU. Vì có nhiều ký hiệu mã vạch tồn tại, nên hãy đảm bảo rằng hệ thống mã vạch và WMS bạn đang sử dụng có thể nhận ra các ký hiệu này, chẳng hạn như mã UPC, EAN, hoặc QR code.
(Phương Linh tổng hợp)
