Hệ thống quản lý vận tải (TMS) là gì? 3 lợi ích cơ bản của TMS
Hệ thống quản lý vận tải (TMS – Transportation Management System) là một hệ thống phần mềm giúp các công ty quản lý các hoạt động logistics liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá – bằng đường bộ, đường hàng không, đường biển hoặc kết hợp các phương thức vận chuyển.
Phần mềm logistics TMS là một phần của hệ thống quản lý chuỗi cung ứng lớn hơn, giúp đảm bảo việc giao hàng kịp thời bằng cách tối ưu hóa các tuyến vận chuyển và xếp dỡ hàng hóa, theo dõi hàng hóa qua các tuyến vận chuyển ở phạm vi địa phương, trong và ngoài nước, và tự động hóa các nhiệm vụ trước đây vốn tiêu tốn nhiều thời gian, chẳng hạn như tài liệu chứng nhận phù hợp thương mại và hóa đơn hàng hóa. Hệ thống TMS góp phần giảm chi phí cho cả doanh nghiệp và người dùng cuối trực tiếp.
Sự xuất hiện của phần mềm hệ thống quản lý vận tải dựa trên đám mây đã khiến sân chơi trở nên bình đẳng hơn. Đã có một thời lĩnh vực này chỉ thuộc về các công ty lớn, ngày nay các công ty nhỏ hơn cần hệ thống kỹ thuật số tích hợp hiện đang sử dụng phần mềm quản lý vận tải TMS để có thể cạnh tranh trên thị trường.
Các công nghệ dựa trên đám mây kết hợp với sự phát triển trong lĩnh vực thương mại điện tử đang thúc đẩy nhu cầu về phần mềm quản lý vận tải TMS. Thị trường cho các hệ thống này dự kiến sẽ mở rộng ở mức tỷ lệ tăng trưởng kép hàng năm khoảng trên 16% giữa năm 2019 và 2025.
Các tính năng chính của hệ thống quản lý vận tải
Ngày nay chúng ta có thể định nghĩa Hệ thống TMS như thế nào? Phần mềm quản lý vận tải TMS hiện đại bao gồm các tính năng giúp giảm đáng kể tính phức tạp và cải thiện sự hiệu quả. Các tính năng chính bao gồm:
Quy hoạch và thực thi hệ thống vận tải: Đơn giản hóa việc mua sắm và vận chuyển hàng hóa bằng cách so sánh và đặt chỗ vận chuyển một cách tự động. Chọn phương thức vận chuyển – hàng không, đường biển, đường bộ hoặc đường sắt – và lên kế hoạch lộ trình vận chuyển hàng hóa hiệu quả nhất. Tối ưu hóa việc chất tải và tận dụng các khả năng theo dõi theo thời gian thực và truy xuất để giám sát tiến độ thực hiện.
Quản lý hàng hóa: Đơn giản hóa quy trình từ báo giá đến hợp đồng. Quản lý hiệu quả chi phí vận chuyển hàng hóa, quản lý đơn đặt hàng, xác định tỷ lệ, hóa đơn và thanh toán hàng hóa cho cả vận chuyển đa phương tiện và vận chuyển liên phương tiện.
Giao diện điều khiển, báo cáo và phân tích TMS: Dự báo nhu cầu vận tải, phân tích đơn giá và lợi nhuận, thích ứng nhanh chóng với những tình huống bất ngờ. Bạn có thể đưa ra các quyết định ngay lập tức dựa trên dữ liệu với tầm nhìn về mọi khía cạnh của quá trình vận chuyển theo thời gian thực.
Lợi ích của một hệ thống quản lý vận tải TMS
Hệ thống quản lý vận tải hiện đại đều mang đến nhiều lợi ích cho bất kỳ công ty vận chuyển hàng hoá nào:
1. Tiết kiệm chi phí
Hệ thống TMS tiết kiệm được chi phí đáng kể – cho cả doanh nghiệp và khách hàng cuối trực tiếp – theo một số cách quan trọng:
Thứ nhất, nó làm giảm chi phí hành chính. Phần mềm quản lý vận tải TMS giúp dễ dàng so sánh giá cước của các hãng vận tải để tìm ra lựa chọn tốt nhất. Nó cũng tự động hóa quy trình đặt chỗ, thay thế các cuộc gọi điện thoại tiêu tốn thời gian bằng việc đặt chỗ hiệu quả thông qua kỹ thuật số. Phần mềm giúp đơn giản hóa, tích hợp và tự động hoá các quy trình, bao gồm kiểm toán, hợp đồng, thanh toán và lập lịch trình đơn đặt hàng, giúp nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót.
TMS cũng làm giảm chi phí vận chuyển. Bằng việc tự động hoá quy trình so sánh giá, phần mềm giúp nhận diện các tùy chọn có hiệu quả chi phí tốt nhất, bao gồm một số tùy chọn có thể bị bỏ sót nếu thực hiện bằng quy trình thủ công.
Tối ưu hóa chất tải là một lĩnh vực khác mà TMS giúp cắt giảm chi phí. Tối ưu hóa việc xây dựng pallet dựa trên các quy tắc giúp các công ty hoạt động một cách có quy mô và đạt được hiệu quả cao.
2. Khả năng hiển thị theo thời gian thực
Phần mềm quản lý vận tải TMS giúp cải tiến khả năng hiển thị, đây là vấn đề then chốt trong một quy trình hậu cần logistics phức tạp.
Với việc theo dõi và truy xuất theo thời gian thực, bạn có thể theo dõi sự di chuyển của hàng hoá cho dù vận chuyển bằng đường bộ, đường biển hay đường hàng không. Bạn có thể đánh giá hiệu quả hoạt động và theo dõi KPI trên giao diện bảng điều khiển TMS. Và đạt được hiệu quả tuyến đường: TMS hiện đại có thể tạo ra các đề xuất tuyến đường tối ưu một cách linh động, xác định các tuyến đường ngắn hơn hoặc ít tắc nghẽn hơn và thích ứng với các trở ngại không lường trước được.
3. Mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn
Khả năng đáp ứng cam kết với khách hàng là điều thiết yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào trong một thị trường cạnh tranh ngày nay.
Việc giao hàng đúng hạn hiện đang là một vấn đề quan trọng hơn bao giờ hết. Khách hàng trên khắp thế giới ngày nay thường mong đợi giao hàng trong cùng một ngày hoặc ít nhất là tuân thủ nghiêm ngặt lịch giao hàng đã hứa. Phần mềm quản lý vận tải TMS cung cấp khả năng hiển thị cần thiết để xác định và giải quyết các vấn đề có thể dẫn đến chậm trễ, sự thất vọng và suy yếu lòng trung thành của khách hàng.
Phần mềm quản lý vận tải TMS cũng có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng cuối trực tiếp khi họ có thể dễ dàng theo dõi tiến trình giao hàng hơn, cũng như bằng việc đơn giản hoá quy trình lập hóa đơn và thanh toán. Khách hàng cũng thường hưởng lợi từ mức giá tốt hơn do doanh nghiệp đã có sự thương lượng.
Hệ thống TMS hoạt động như thế nào?
Kết nối với hệ thống các hãng vận tải, truy cập hệ thống TMS, lưu trữ và so sánh thông tin chi tiết về các hãng vận tải. Nó cũng bao gồm chức năng cho phép các doanh nghiệp tối ưu hóa các tuyến đường và phương thức vận chuyển, cũng như theo dõi tiến độ giao hàng.
Hệ thống TMS làm việc kết hợp với các phần mềm khác như một phần của hệ thống quản lý chuỗi cung ứng rộng hơn – và phần lớn cung cấp tích hợp ERP và hệ thống quản lý kho (WMS). Mỗi hệ thống phần mềm dưới đây thực hiện một chức năng cụ thể; khi được tích hợp, chúng tạo thành một giá ba chân kỹ thuật số hỗ trợ quy trình giao hàng đầu cuối.
- Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) xử lý kế toán, quản lý đơn đặt hàng và hóa đơn.
- Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) giúp quản lý các chức năng của kho, bao gồm xếp dỡ hàng bằng pallet, thực hiện đơn đặt hàng, vận chuyển, nhận hàng, và theo dõi hàng tồn kho.
- TMS chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa, tối ưu tuyến đường và phương tiện vận tải.
Xem thêm: Giải pháp vận chuyển logistics bởi DHL
Doanh nghiệp nào có thể sử dụng hệ thống TMS?
Hệ thống TMS được các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng để vận chuyển và giao nhận hàng hóa. Do đại dịch Covid-19 bùng phát, các công ty mới chuyên về thương mại điện tử kỹ thuật số đã gia nhập hàng ngũ các nhà sản xuất, bán buôn, phân phối và bán lẻ đang tìm kiếm phương pháp vận chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm.
Các công ty có thể hưởng lợi từ hệ thống quản lý vận tải TMS bao gồm:
- Các ngành bán lẻ, ô tô và sản xuất
- Các ngành công nghiệp dược phẩm và y tế
- Các tổ chức cung cấp thực phẩm và nhà hàng
- Các nhà cung cấp hậu cần logistics
- Các tổ chức hàng không, chính phủ và quốc phòng
Công nghệ đám mây, Cloud TMS, và các công nghệ mới
Công nghệ đám mây giúp nhiều công ty có thể tiếp cận với hệ thống TMS hơn bao giờ hết – và đã đem đến cho phần mềm khả năng và tính linh hoạt mới. Nhưng các công nghệ khác cũng đang có tác động to lớn lên cả phần mềm quản lý vận tải TMS và ngành quản lý vận tải.
Trí tuệ nhân tạo (AI) mang lại một số sáng kiến làm thay đổi ngành công nghiệp. Nó có thể xử lý các nhiệm vụ thường lệ và tiêu tốn thời gian trong suốt quy trình cũng như đem lại lợi ích đáng kể về thời gian và chi phí. Thậm chí những thay đổi mạnh mẽ hơn sẽ đi kèm với sự xuất hiện của những chiếc xe tải tự lái.
Khi thị trường sẵn sàng, những chiếc xe tự lái này không chỉ giảm chi phí và tăng độ an toàn, mà còn hoạt động như một phần của hệ thống thông minh giúp thu thập và phân tích nhiều dữ liệu hơn bao giờ hết. Những hiểu biết sâu sắc đó mang lại lợi ích to lớn cho nhiều nhà môi giới vận tải, những người hay “xuyên tạc” mọi thứ từ giá nhiên liệu cho đến thay đổi pháp lý, cũng như cho khách hàng của họ.
Học máy (Machine learning) có thể nhanh chóng đưa ra dự đoán chính xác dựa trên các tập dữ liệu khổng lồ. Chẳng hạn, học máy có thể giúp doanh nghiệp quản trị sự đánh đổi quan trọng giữa tiết kiệm chi phí và giao hàng đúng thời gian, xem xét các yếu tố như địa lý giao hàng và các mốc tiến độ theo thời gian thực, nhằm tính toán tác động của việc giao hàng một điểm dừng đắt đỏ hơn so với giao hàng nhiều điểm dừng với hiệu quả chi phí cao hơn.
Internet vạn vật (IoT). Bộ cảm biến IoT thu thập các thông tin vô giá có thể sử dụng để xác định các thiết bị cần được cung cấp dịch vụ và bảo trì. Khi trang bị cảm biến cho càng nhiều thiết bị trong chuỗi cung ứng, quy trình đó càng hiệu quả.
Ngày nay, phân tích học cao cấp giúp tối ưu hóa các tuyến đường và phương thức vận chuyển, cải thiện thời gian giao hàng, tăng hiệu quả sử dụng nhiên liệu và lợi nhuận, và thích nghi với những thay đổi đối với nhu cầu vận chuyển. Khi khối lượng dữ liệu tăng lên, vai trò của phân tích còn trở nên quan trọng hơn.
Các công nghệ khác cũng có thể làm cho hệ thống TMS hiệu quả hơn. Chatbot, hay trợ lý kỹ thuật số, có thể giảm chi phí quản trị bằng cách xử lý các câu hỏi thường xuyên của khách hàng. Và blockchain, hay công nghệ chuỗi khối, mang lại sự minh bạch trong việc theo dõi và truy xuất trên toàn bộ chuỗi cung ứng.
Với sự bổ trợ phong phú của các công nghệ mới, hệ thống quản lý vận tải hiện đại cung cấp các công nghệ tự động hóa, sáng suốt và thông minh giúp các công ty vận chuyển hàng hóa phát triển mạnh trong thời đại kỹ thuật số ngày nay.
(Phương Linh tổng hợp)
Xem thêm: https://logistics.gov.vn/dich-vu-logistics/van-tai/
