Vì sao áp dụng hệ thống phần mềm quản lý kho hàng là việc quan trọng?

Vì sao áp dụng hệ thống phần mềm quản lý kho hàng là việc quan trọng?

Khi bạn bảo quản hàng hóa có giá trị và thay mặt một nhà bán lẻ trực tuyến thực hiện đơn đặt hàng, thì việc theo dõi chính xác hàng tồn kho là rất quan trọng. Hệ thống quản lý kho hàng (WMS – Warehouse Management System), hay Hệ thống phần mềm quản lý kho hàng, cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ tự động hóa cần thiết để theo dõi và truy xuất hàng tồn kho theo thời gian thực trong mọi giai đoạn của quá trình phân phối chuỗi cung ứng.

Một hệ thống quản lý kho hàng có khả năng tùy chỉnh tốt cần đảm bảo rằng tất cả hàng hóa của bạn có thể theo dõi và truy xuất được, nhằm tránh các vấn đề thường xảy ra như mất mát hàng hóa hay vận chuyển chậm chễ.

Phần mềm quản lý kho hàng WMS đóng vai trò sống còn trong mọi hoạt động hậu cần Logistics. Các hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động này hỗ trợ nhiều khả năng tiên tiến mang lại lợi ích cho các kho hàng ở những quy mô khác nhau. Hệ thống quản lý kho hàng hiện đại giúp các công ty cải tiến quy trình, kết quả là lỗi do con người ít xảy ra hơn và tiết kiệm chi phí đáng kể qua một quãng thời gian nhất định.

Dưới đây, chúng tôi phác thảo những gì một Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) có thể thực hiện, trước khi thảo luận về lý do tại sao bạn nên xem xét việc triển khai một hệ thống mới tại kho hàng hoặc trung tâm phân phối của mình.

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì?

Nhắc đến Hệ thống quản lý kho hàng tức là đề cập tới phần mềm tự động hoá mang tính công nghiệp, cho phép các công ty theo dõi chặt chẽ mọi mặt hàng nhập vào và xuất ra khỏi không gian lưu trữ của họ, bao gồm toàn bộ hoạt động thực hiện đơn hàng trong quá trình phân phối. Khi bạn đang sử dụng phần mềm quản lý kho hàng, mỗi khi người vận hành kho hoặc máy móc chọn và quét hàng để vận chuyển, hệ thống sẽ ghi lại hành động này trong khi cập nhật mức hàng tồn kho hiện tại của bạn.

WMS cho bạn biết bạn có bao nhiêu mặt hàng cụ thể theo thời gian thực, vì vậy bạn sẽ không bao giờ phải đối mặt với nguy cơ hết hàng tồn kho. Phần mềm quản lý kho hàng cung cấp thông tin chính xác, cập nhật để thực hiện đơn đặt hàng hiệu quả hơn và bổ sung hàng tồn kho.

Với một Hệ thống phần mềm quản lý kho hàng được thiết kế tốt, bạn có thể dựa vào các bản ghi dữ liệu ngắn gọn và dễ dàng truy cập cho mục đích kế toán và kiểm toán tài chính. Hơn nữa, các nhà bán lẻ có xu hướng tin tưởng vào các kho hàng sử dụng hệ thống quản lý kho hàng nhiều hơn, bởi vì họ biết các nền tảng này cung cấp dữ liệu về hành trình lịch sử của hàng hoá một cách chi tiết và hỗ trợ quy trình thực hiện đơn đặt hàng hiệu quả nhất.

Bây giờ chúng ta hãy xem xét những yếu tố khiến việc áp dụng Hệ thống phần mềm quản lý kho hàng là thiết yếu cho các doanh nghiệp.

Theo dõi và ghi chép hàng tồn kho chính xác

Công tác tài liệu yếu kém và việc theo dõi hàng hóa thiếu minh bạch tại kho hàng luôn dẫn đến việc sắp xếp hàng hóa không đúng vị trí và các lỗi xử lý khác. Khi bạn thay mặt một doanh nghiệp khác xử lý hàng tồn kho có giá trị cao, bạn cần giữ một bản ghi chép chi tiết về kho hàng của mình và có thể xác định được mọi mặt hàng bạn quản lý, bất kể nó đang ở vị trí nào trong chuỗi cung ứng.

Phần mềm WMS cho phép bạn theo dõi tất cả hàng hóa lưu trữ, từ khi nhập kho cho đến khi hàng hóa đến tay nhà bán lẻ hay khách hàng… Trong quá trình vận hành kho hàng, việc tăng khả năng theo dõi trực quan có thể cải thiện mạnh mẽ hiệu quả của quy trình đặt hàng trong khi giảm đáng kể thời gian vòng đời trung bình của đơn hàng.

Tối ưu hóa không gian kho hàng

Một hệ thống phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả được thiết kế nhằm tối ưu hóa không gian và diện tích kho hiện có của bạn và giúp bạn tìm ra quy trình làm việc tốt nhất dựa trên thông tin như kích thước của một mặt hàng nhất định và số lượng của từng mặt hàng. Việc triển khai WMS có ý nghĩa quan trọng vì bạn sẽ nhận ra việc sử dụng tối đa và tốt nhất không gian kho hàng của mình cũng như giảm thiểu việc lãng phí nguyên vật liệu và mất mát hàng hóa.

Khi bạn di chuyển các hàng hóa có kích thước lớn trong kho của mình nhiều hơn mức cần thiết, nguy cơ xảy ra tai nạn lao động sẽ tăng lên, đồng thời phát sinh những chi phí lao động không cần thiết. Phần mềm WMS giúp bạn xác định các vị trí lưu trữ lý tưởng cho cả hàng hóa, vật liệu và thiết bị trong kho hàng của mình. Hệ thống cho phép bạn ra quyết định dựa trên dữ liệu về vị trí sẽ đặt các mặt hàng quan trọng, điều này có thể giúp bạn giảm đáng kể chi phí và tăng hiệu quả hoạt động của kho hàng theo thời gian.

Khả năng hiển thị trực quan

Chúng tôi đã đề cập đến độ chính xác về việc ghi lại và lưu trữ dữ liệu khi bạn sử dụng hệ thống WMS, và hơn nữa hệ thống này cũng cho bạn cái nhìn sâu sắc về toàn bộ chuỗi cung ứng của bạn. Giao diện hiển thị trực quan của WMS góp phần làm giảm sai sót của con người và cung cấp cho bạn bản ghi dữ liệu chi tiết của mọi đơn hàng trong suốt vòng đời của nó.

Trong số những lợi ích chính của hệ thống quản lý kho hàng, việc nâng cao khả năng hiển thị trực quan của chuỗi cung ứng làm giảm tính phức tạp trong hoạt động của kho hàng, đồng thời cung cấp thông tin thực hiện đơn đặt hàng đầy đủ nhưng ngắn gọn. Đây chính là điều mà khách hàng mong đợi.

Đơn giản hóa việc truy cập vào dữ liệu kho hàng

Việc kiểm tra thủ công tình trạng của một mặt hàng kho cụ thể mất nhiều thời gian và việc tìm kiếm những hàng tồn kho có trọng lượng nặng, được bảo quản kém hoặc không đúng vị trí sẽ dễ gây ra tai nạn thương tích cho nhân viên kho. Phần mềm quản lý kho hàng tích hợp vào WMS của bạn sẽ giúp bạn và các đối tác phân phối dễ dàng theo dõi và truy xuất hàng tồn kho theo thời gian thực, từ bất kỳ vị trí nào.

Phần mềm WMS tự động kết hợp với quét mã vạch hoặc theo dõi bằng RFID (Radio Frequency Identification hay công nghệ nhận dạng qua tần số vô tuyến) đảm bảo rằng bạn có thể định vị hàng hóa của mình khi chúng ở bên ngoài một kho hàng đang áp dụng WMS. Sự kiểm soát bổ sung này trên hàng tồn kho đồng nghĩa với việc bạn sẽ giảm được lượng hàng hoá bị bỏ sót và sẽ không cần lãng phí thời gian quý báu để tìm kiếm các mặt hàng đặt không đúng chỗ trong kho.

Cải tiến quy trình

Hệ thống phần mềm quản lý kho hàng WiSS cung cấp cho bạn dữ liệu kho thích hợp mà bạn không thể truy cập trước đó. Thông tin về quy trình này trở thành một công cụ vô giá để thực hiện các quy trình kho hàng hiệu quả hơn. Phần mềm có thể tùy biến và nâng cấp theo thời gian để kết hợp những cải tiến mới nhất và các công cụ quản lý hàng tồn kho.

Chúng tôi luôn phát triển WiSS – Phần mềm quản lý Logistics và chuỗi cung ứng với các yêu cầu tùy chỉnh về kho hàng và mục tiêu tăng trưởng dài hạn của bạn. Để biết thêm về cách hệ thống quản lý kho hàng theo thời gian thực của chúng tôi có thể tăng năng suất kho hàng và hiệu quả vận chuyển hàng hoá của bạn, hãy kết nối với chúng tôi và nhận tư vấn miễn phí.

(Phương Linh tổng hợp)

Xem thêm: Dịch vụ kho bãi cho thuê Công Ty TNHH dịch vụ giao nhận hàng hóa Tân Sơn Nhất